Colégio Objetivo
Sistema para escola com atendimento no WhatsApp
Objetivo Conecta. Atendimento às famílias pelo WhatsApp, com triagem por IA, filas por setor, atendimento humano e histórico por protocolo.
Telas com dados de demonstração.
O desafio
Centralizar o atendimento às famílias e encaminhar cada demanda ao setor certo.
Para quem é
Para escolas e colégios que atendem as famílias pelo WhatsApp e precisam levar cada pedido ao setor certo, como secretaria, financeiro, coordenação e pedagógico. No Objetivo Conecta, a triagem por IA, as filas da equipe, a rematrícula, a agenda, as cobranças e o histórico por protocolo ficam no mesmo sistema.
O que o sistema faz
Painel de atendimento
Mostra quantas conversas estão na fila, em atendimento, resolvidas e resolvidas pela IA, com a fila de cada setor e o volume de atendimento num gráfico.
Triagem com assistente de IA
A assistente responde com a base de conhecimento da escola ou encaminha a conversa ao setor certo, com protocolo. Ela entende áudio, foto e documento.
Filas por setor
Cada setor tem fila, membros e horário de atendimento próprios. Cada número de WhatsApp pode atender só os setores escolhidos, e o atendente vê as filas dos setores dele.
Contatos
Ficha de cada família com telefone, e-mail, dados do aluno, etiquetas e observações. Dá para bloquear um número ou atender um contato sem passar pela IA.
Chat da equipe
Mensageiro interno com conversa direta e em grupo, foto, vídeo, áudio, arquivo e citação de mensagem. Só quem participa lê a conversa, nem o administrador.
Calendário
Reuniões, visitas e compromissos internos por setor, com feriados e horário de atendimento. A assistente consulta os horários livres, marca pelo WhatsApp e manda lembrete antes.
Rematrículas
A assistente pede os dados na conversa e registra o pedido com protocolo. A secretaria acompanha num quadro de Recebida, Em análise e Confirmada, com o CPF mascarado.
Base de conhecimento
PDF, Word, planilhas e textos da escola viram a fonte das respostas da IA. As informações principais entram sempre, o resto ela consulta quando a pergunta pede.
Desempenho e avaliações
Depois de um atendimento com a equipe, a família dá uma nota de 1 a 5. O sistema mostra a evolução da satisfação, a média por setor e o ranking dos atendentes.
Histórico de tickets
Todos os protocolos, com busca por número, nome ou telefone. Cada atendimento abre com as mensagens e gera um relatório para salvar em PDF.
Cobranças pelo WhatsApp
O financeiro sobe a planilha com os boletos em PDF, e o sistema envia cada um pelo modelo aprovado na Meta, dentro do limite do número, com nova tentativa quando falha.
Anexos
Pastas de arquivos da escola, gerais ou por setor, prontas para enviar nas conversas. Quando um atendente pede para apagar um arquivo, um administrador aprova.
Outras telas
Telas com dados de demonstração.
Como funciona no dia a dia
A família manda mensagem
Pais e responsáveis escrevem para o número da escola, em texto, áudio, foto ou documento. O áudio é transcrito e a imagem é lida antes de qualquer resposta.
Triagem da IA
A assistente responde o que está na base de conhecimento. Quando a demanda pede uma pessoa, ela encaminha ao setor certo e manda o protocolo na mesma mensagem.
Coleta na conversa
Se o assunto é rematrícula, a assistente pede os dados um por um e registra o pedido. Para reunião ou visita, ela mostra os horários livres do setor e já marca.
Atendimento da equipe
O atendente assume o ticket na fila do setor e responde com o nome e o setor em negrito. Ele pode transferir, devolver à fila ou à IA e deixar notas internas que a família não vê.
Lembrete do compromisso
Horas antes da reunião ou da visita marcada, a família recebe um lembrete no WhatsApp, e o envio fica registrado no ticket.
Encerramento e avaliação
Ao fim de um atendimento com a equipe, a família dá uma nota de 1 a 5. Conversa com a assistente que fica sem resposta é encerrada sozinha, e tudo fica no histórico do protocolo.
Integrações
- WhatsApp oficial da Meta
- Os números da escola funcionam na API oficial, pela Pilot Status ou direto pela Cloud API da Meta. Número novo entra por um link de conexão, e cada um atende os setores escolhidos.
- Google Gemini
- Modelo de IA que faz a triagem e as respostas, com um modelo mais leve para as dúvidas simples e um mais forte para a coleta de rematrícula.
- Transcrição e leitura de mídia
- O áudio da família é transcrito pelo Whisper, na Groq, e a foto ou o documento é lido pelo Gemini antes da triagem.
- Busca na base de conhecimento
- Os documentos da escola são divididos em trechos e guardados no PostgreSQL com pgvector. A cada pergunta, a IA usa os trechos mais parecidos com o que a família escreveu.
- Modelos aprovados na Meta
- Os boletos saem num modelo aprovado com o PDF anexado, e a equipe usa modelos aprovados para puxar uma conversa fora da janela de 24 horas.
Perguntas frequentes
A IA responde sozinha ou passa para a equipe?
As duas coisas. A assistente responde o que está na base de conhecimento da escola e, quando a demanda pede uma pessoa, encaminha a conversa para a fila do setor certo, com um protocolo para a família. Ela não fecha o atendimento de ninguém: quem encerra é a equipe ou o encerramento automático quando a família para de responder.
A assistente entende áudio e foto?
Sim. O áudio da família é transcrito e a foto ou o documento enviado é lido antes da triagem, então a assistente responde ao conteúdo. A interpretação fica registrada no relatório do atendimento.
Dá para fazer a rematrícula pelo WhatsApp?
O sistema tem essa coleta. A assistente pede, um por um, os dados que a escola configurou, como nome do aluno e série, e registra o pedido com protocolo. A secretaria acompanha cada pedido num quadro e muda a situação de Recebida para Em análise e Confirmada.
A escola consegue mandar boletos pelo WhatsApp?
Sim. O financeiro sobe uma planilha com os boletos em PDF, e o sistema envia cada um pelo modelo aprovado na Meta, respeitando o limite do número em 24 horas. O que não chegou aparece numa lista, com a opção de corrigir o telefone e reenviar.
Um sistema assim serve para a minha escola?
Cada sistema da PivotLab é feito sob medida. Para outra escola, o projeto começa com um diagnóstico gratuito do atendimento às famílias, e a proposta traz escopo, prazo e investimento definidos antes de começar.
Quanto tempo leva para ter um sistema para escola com atendimento no WhatsApp?
O prazo sai no planejamento, junto com o escopo. Um sistema enxuto fica pronto em algumas semanas. Um sistema com vários módulos leva alguns meses, com entregas parciais para a equipe testar enquanto ele evolui.